Processen för att ta fram ett lokalprogram börjar redan när förstudier av kontoret pågår. Då går verksamheten först igenom en inventering av nuläget, beskriver önskat nyläget för hur verksamhet ska bedrivas i framtiden, samt gör en gedigenkartläggning av alla verksamheter och medarbetares behov av stöd från lokalen.

Lokalprogrammet tas fram när förstudien för lokal och kontor har gjorts, och är grund för den lokalanpassning som ska göras på befintlig eller ny lokal. Att verksamhetsanpassa kontoret är viktigt för att få ut bästa stöd från lokalen, vilket är möjligt först efter förstudien är klar. Ett lokalprogram är en sammantagen beskrivning av verksamhetens behov av funktioner och de krav som ställs på en lokal. 

Lokalprogrammet ska inte förväxlas med en lokalförfrågan som är en mer kortfattad och övergripande beskrivning av faktiska lokalbehov. Lokalförfrågan används vid lokalsökning och sänds ut till potentiella hyresvärdar för att de ska kunna återkomma med fullständig offert. En lokalförfrågan innehåller:

• Bakgrund
• Ytbehov
• Antal personer och arbetsplatser
• Övriga funktionskrav
• Geografiskt läge
• Önskad inflyttning

Ett lokalprogram är en komplett beskrivning av verksamhetens lokalbehov.Lokalprogrammet ska vara så fullständigt att den valda hyresvärden (eller befintlig hyresvärd- om det rör sig om en ombyggnation eller annan förändring av befintlig lokal) kan prissätta ett hyreskontrakt och påbörja projektering och produktion.Mottagare av lokalprogrammet är fastighetsägare/hyresvärd och dennes projektörer som ska planera och lokalanpassa lokalen. Lokalprogrammet är också ett viktigt styrande dokument för den egna verksamheten.

Ett lokalprogram innehåller bland annat:

• Bakgrund
• Verksamhetsbeskrivning
• Lokalens utformning
• Beskrivning av hur hyresgästen kommer att använda lokalens olika rumsligheter
• Lokalens indelning i olika zoner och säkerhetszoner
• Hållbarhetskrav
• Materialkrav
• Logistikkrav
• Tillgänglighet
• IT- och teknikkrav
• Laster
• Samband
• Antal personer
• Rums- och lokallista

Som bilaga till lokalprogrammet läggs ett tekniskt program som detaljerat beskriver verksamhetens krav på både den teknik som ska vara inbyggd i lokalen och den teknik som verksamheten som hyresgäst själv kommer att installera. Till exempel innehåller det tekniskt programmet beskrivningar av krav på energi, hållbarhet, belysning, kanalisation, ljudkrav, media försörjning, återvinning, skyltning. Det tekniska programmet hänvisar tillbaka till lokalprogrammet, som ska vara den sammantagna beskrivningen av krav på lokalen.

Förutom lokalprogrammet och tekniska programmet kan med fördel olika programbilagor tas fram och biläggas. Ett hållbarhetsprogram kan i detalj beskriva krav och förväntningar avseende hållbarhet. Om verksamheter kommer att bedrivas i lokalen som ställer särskilda krav som kommer att få inverkan på lokal, teknik, service etcetera, så kan de med fördel sammanställas i en egen bilaga.

Lokalprogram med bilagor lämnas in till hyresvärden och ligger till grund för hyressättning och hyreskontraktsskrivning. Efter lokalprogrammets inlämning påbörjas hyresgästens beskedsinlämning efter en (ofta bilagd till hyreskontraktet) aktivitets- och tidsatt beskedstidplan.