Från det klassiska kontoret till hybridkontoret
Det har hänt mycket i kontorets historia, där teknologin har påverkat hur dagens hybridkontor har utvecklats. Peter Robertsson, förändringsledare på GoToWork, tar oss med på en minnesresa tillbaka i tiden, till 1995 och de klassiska kontoret vidare genom de öppna landskapen på 00-talet till dagens hybridkontor. Vad är lärdomarna och hur skapar vi det optimala hybridkontoret?
Det klassisk kontoret
Hösten 1995 klev jag in på mitt allra första ”riktiga” jobb. Ett vikariat om 18 månader på Försäkringskassan i Eskilstuna. Kontoret var ett ganska typiskt kontor för den tiden. Byggnaden, en koloss i centrum insprängd mellan bostadshus och andra kontor. Fasaden hade rött tegel anno 80-tal och entrén kunde lätt misstagits för att tillhöra rätt många andra statliga inrättningar. Långa korridorer med rum präglade varje våning. Rummen hade dörrar med glas och lite insyn men varje handläggare hade sitt eget rum. Större rum och bättre utsikt om man var chef var ganska vanligt. Försäkringsläkaren hade det största rummet på vår våning och en skinnsoffa! Funktion före form och finess kan man nog säga om man ska summera kontorets utformning och känsla.
Mitt rum – eller vårt rum faktiskt – var också något av ett förråd som de inrett med två skrivbord till mig och en annan kille. Jag tyckte det var fantastiskt att få dela rum med någon. Det hade ju varit öken sitta ensam i ett rum hela dagarna och inte ha någon att prata med. Dagarna som jag minns dem innehöll mest en massa knackande på datorn och arkivering av handlingar. Det var även en hel del av KISS från spelaren och filosofiska utläggningar om det ena och andra. Vi skrattade också en hel del. När jag ser tillbaka på det vi hade där 1995 så var det en rätt bra arbetsplats.
Kontor med öppna landskap
Vårt rum på Försäkringskassan var i någon mån vårt egna lilla öppna landskap med fasta platser. Vi anpassade oss rätt bra till uppgifterna och sysslorna, vi stängde av musiken när vi behövde och vi visade respekt för varandras varierade behov av fokus. Kontoren jag arbetat på sedan dess har mer eller mindre uteslutande varit olika typer av öppna landskap med fasta eller flexibla platser.
Jag har aldrig hämmats av själva kontorets utformning. Jag har nog alltid anpassat mig ganska väl även om jag inte alltid varit superförtjust i vissa av arbetsplatserna jag haft. Det erkänner jag. Sämst har det varit i såna långa rader av skrivbord i öppna ytor och särskilt när man haft ytterbordet mot korridoren där folk passerade dagarna i ända.
Hybridkontoret
Idag 2023 är ”mitt” kontor oftast hemma, hos kunderna jag jobbar med och ibland den aktivitetsbaserade yta min arbetsgivare tillhandahåller med hållbarhetens förtecken. Lokalerna är egentligen satta i något som kan kallas palliativ vård men återbrukas och hyrs ut till företag som oss. Jag känner igen stommen på vårt kontor från mina tidiga arbeten men ytskiktet har uppdaterats lite.
”Kontoret” har helt ändrat sin fysiska form från att ha varit en plats för mig till att mer vara en fysisk manifestering av en plats jag kan utföra arbetsuppgifter på. När jag betraktar ”kontoret” på det viset så slår det mig också att alla kontor jag haft och alla kontor som finns har sina olika fördelar och förmågor att möta dessa behov.
Vad är då egentligen det optimala hybridkontoret 2023? För att förstå det behöver jag först filosofera lite kring begreppet hybridarbete.
Hybridarbete
Om man skulle fråga 100 personer hur de definierar sitt arbete oavsett vad de arbetar med skulle säkert ingen svara att de är hybridarbetare. De skulle svara att de är läkare, montörer, rörmokare eller programmerare men inte hybridarbetare. Däremot skulle man fråga VAR de utför sitt arbete så skulle samma personer ge oss helt olika svar. Jag skulle nog önska att vi slutar prata om hybridarbete som en TYP av arbete och i stället fokusera på arbetet som uppgifter vi utför, och därefter fundera på hur vi kan utveckla våra förmågor att utföra de så bra som möjligt.
Internet och dagens teknologi har förändrat hur vi kan utföra en mängd arbete som tidigare var beroende av en särskild plats. Många av oss är inte längre beroende av en fast arbetsstation för att kunna arbeta. Men att kalla det för hybridarbete är kanske inte helt korrekt eftersom en del av oss i ärlighetens namn aldrig någonsin skulle behöva beträda ett kontor igen, om det inte var för att vi faktiskt ville det eller behöver det för att utföra våra arbeten på allra bästa sätt. Vi behöver alla reflektera över arbetet vi utför och hur vi själva måste utveckla och förändra våra egna förmågor eftersom omvärlden redan ändrat förutsättningarna så mycket att en återgång till hur vi gjorde för 5 år sedan är helt orimlig.
Kontorets unika fördel
Vi måste betrakta kontoren som arenor att utföra sådant som kontoren är bättre på att göra än andra platser. Jag vill lyfta fram tre saker jag tycker kontoren behöver förtydliga och förbättra. Man kan kanske kalla det för kontorets unika fördel kort och gott.
Den mänskliga fysiska kontakten
Det här är ett grundläggande mänskligt behov. Många får den inte i tillräcklig omfattning och för en del är arbetet och kollegorna en central del i umgänget med andra människor. Låt mig också säga att vi måste samtidigt utveckla förmågorna att bli bättre på digital socialisering men fysisk kontakt är ändå något som vi inte kan manifestera digitalt.
Showroom för kunder & oss själva
Ett uttryck för den kultur och det varumärke vi vill förmedla. Det är att känna stolthet och bli lite imponerad av platsen jag är en del av. Jag tycker inte man ska bygga stora obelisker eller tävla i största mest vackra tomma kontor. Men de som redan är byggda borde man fundera på hur man kan utnyttja bättre än att ”bara” vara skalet för att utföra arbetsuppgifter man ändå kan göra på andra platser.
Infrastruktur för variation
Det handlar om att kontoren har något som våra hem eller andra platser i sig har svårt att leva upp till. Det finns inte fler olika miljöer än en enda. Hemma hos mig har jag en vettig ergonomisk plats och sen har jag massor av mysiga platser för vila och reflekterande uppgifter men jag har inte stora rum för gemensamt samtidigt arbete eller plats för kollegor att jobba i närheten av mig eller för kunder att besöka mig utan att det skulle kännas rätt märkligt. Kontoren har tyvärr också på sistone blivit av med många ytor som medarbetare efterfrågar allt mer. Rum för fokus och reflektion och plats för digitala möten.
