Coca-Cola European Partners vände ett lågt resultat i Leesman-mätningen till ett enastående. Plaketten för Leesman+ var bara början på en bragd. Coca-Cola European Partners kontor ”The Happiness Factory”,  uppmättes år 2018 till världens bästa arbetsplats. Med ett LMI på 84.4 är det den högst presenterande Leesman+ arbetsplatsen. Med lekfullhet och glädje har medarbetare och produkter satts i centrum. Hälsofrämjande gåband och lekfulla ”break out zones” främjar samverkan och välmående. Det tidigare tomma kontoret är nu fyllt av energi och aktivitet.

Coca-Cola European Partners är den lokala licensierade buteljeringspartner som ansvarar för tillverkning, distribution, försäljning och branschmarknadsföring av  Coca-Cola i hela Sverige. Företaget sysselsätter omkring 800 personer på anläggningen i Jordbro utanför Stockholm, där även Coca-Cola AB bedriver verksamhet.    

Under 2014 drogs slutsatsen att den svenska delen av Coca-Cola European Partners (CCEP) huvudkontor i Jordbro inte levde upp till varumärkes höga krav och deras 131-åriga historia kom inte till sin rätt i kontoret. Viljan att vara en attraktiv arbetsgivare speglades inte i huvudkontorets design; 150 cellkontor längs med gråa väggar gjorde det dessutom svårt att samarbeta mellan funktioner och omöjligt att skapa en känsla av gemenskap. Därför togs beslutet att utvärdera arbetsplatsen och arbetet med att tänka ut hur det nya kontoret skulle kännas och fungera sattes i gång. I det här skedet blev vi på GoToWork engagerade i förändringen. Vi fick i uppdrag att ta fram ett nytt arbetsplatsprogram (Workplace Brief) åt Coca-Cola European Partners med deras fastighetschef uppdragsgivare. 

Resultatet från Leesmans förstudie 2014 visade att bara 40% av de anställda upplevde att deras arbetsplats bidrog till ”en känsla av gemenskap på jobbet”. Det ledde till en viktig insikt: nivån av samarbete mellan olika funktioner var för låg. 

Arbetet började med att ta fram en vision för att identifiera organisationens mål och vilka arbetssätt som bäst skulle stötta dessa. Som en del av förstudiens verktyg användes Leesmans effektivitetsenkät. Samtidigt gjorde vi en beläggningsmätning och olika djupintervjuer med medarbetarna. Efter utvärderingar satte Coca-Cola European Partners kurs mot ett aktivitetsbaserat kontor och arbetssätt med målet att skapa ett samarbetsvänligt och flexibelt kontor, samt att möjliggöra för digitala arbetssätt.

Medarbetarna på CCEP fick utbildning i hur aktivitetsbaserat arbete fungerar och blev inbjudna till specifika workshops där de kunde hjälpa till med att analysera och diskutera resultaten från Leesman-förstudien. Deras feedback användes hela tiden under projektet, inte bara gällande byggandet och designen av det nya kontoret utan också för utveckling av innehållet i förändringsprogrammet, arbetsplatsprogrammet och det framtida arbetssättet.

Tillsammans utvecklade GoToWork och Coca-Cola European Partners en plan så förändringen skulle upplevas som så enkel som möjligt för varje enskild medarbetare. I augusti 2016 när utvecklingen på det nya kontoret började ta fart var medarbetarna tillfälligt evakuerade till temporära arbetsplatser i bungalows och extraplatser i gästcentret på plats. På grund av platsbrist infördes ett fungerande aktivitetsbaserat arbete redan i detta stadie. Trots trångboddheten och nya arbetssätt fungerade flytten från det gamla kontoret – till de provisoriska arbetsplatserna – vidare till den nya arbetsmiljön  väldigt bra tack vare en tydlig kommunikation. Med uppmuntran från oss och medarbetare emellan blev flytten till de tillfälliga bungalowens till och med exalterande, och trots att nivån av förändring var enorm tog alla medarbetare det med ro.

Coca-Cola European Partners flyttade in i de nyinredda lokalerna i februari 2017, bara åtta månader efter att ombyggnationen hade börjat. Det gav ett lyft för organisationen som omedelbart blev tydligt hos medarbetarna. Ett bevis för projektets framgång kunde senare utläsas i resultatet av Leesmans uppföljningsenkät. Arbetsplatsens LMI (Leesman Index) ökade med mer än 28 enheter till 84.4 jämfört med resultatet från förstudien, placeras den nya arbetsplatsen 9.7 enheter högre än Leesman+ certifierade arbetsplatsers genomsnitt. 

Leesmans uppföljningsenkät visade även hur framgångsrikt förändringen från cellkontor till ett aktivitetsbaserat arbetssätt blev för CCEP.  Organisationen tog till sig de nya arbetssätten vilket totalt förändrade medarbetarnas anknytning till arbetsplatsen. Innan förändringen upplevde endast 33% av CCEPs medarbetare en stolthet över sin arbetsplats men i det nyinredda aktivitetsbaserade kontoret steg den siffran till prestigefyllda 95.8%.

”Våra skapade zoner med dess layout är till stor hjälp i både arbetet och för kulturen. Om det är musik på kan du både prata högre och skratta. Vi behöver inte forskning för att säga var vi kan vara glada och högljudda – det förklarar sig nu självt”.

Ingrid Ljung, Fastighetschef Coca-Cola Euopean Partner

Coca-Cola European Partners kallar sin nya byggnad för ”The Happiness Factory”, och designen av det aktivitetsbaserade kontoret framhäver CCEPs alla varumärken. Entrén, bottenvåningen och flera mötesrum är helt prydda med CCEPs kända logotyper, och många olika färger från deras egna varumärken har använts för att skapa självledande inredning som ger en 3D-känsla till byggnaden. Musik spelas i informella zoner där medarbetare kan ta samtal, chatta och ta det lugnt. Ommöbleringen av huvudkontoret är ett praktexempel på hur ett prestigefullt globalt företag kan designa en modern och skräddarsydd arbetsplats i linje med organisationskulturen. Precis som när de skapade konturerna av sin unika glasflaska för ett århundrade sen, så har CCEP nu också designat ett kontor som sticker ut från mängden. 

Foto: Thomas Zaar